Григорий Дугин: как цифровизация закупок помогает решать проблемы производства

Удержать под контролем «длинный хвост» номенклатурного списка

Для компаний промышленного сектора важно свести риск простоев и брака к минимуму. Выйти из строя может основное технологическое оборудование, и здесь поможет сервисный договор. Но нередко к серьезным последствиям приводят второстепенные события — сгорел автомат, повредилась проводка, сломался манометр.

Конечно, можно пойти на аварийный склад, но там нужного оборудования может не быть. Тогда начинается небыстрый процесс: найти или завести позицию в номенклатурный справочник, присвоить ей номер, провести процедуру выбора поставщика, проконтролировать поставку. Проходят недели, иногда месяцы. А тут еще выясняется, что куплен немного другой автомат, и в щиток он не встает. Или что автомат с этим артикулом больше не выпускается.

Низкостоимостные закупки не находятся в фокусе внимания руководства, по ним не хватает времени проводить регулярный мониторинг рынка и контроль цен, зачастую с разовой закупкой приходится идти к мелким перекупщикам, возникает риск брака, срыва сроков, недочетов в документообороте. Можно, конечно, отдать закупки на аутсорсинг, например, той же компании, которая занимается сервисным обслуживанием. Но в результате промпредприятие теряет контроль над ценами и сроками поставки, снабжение превращается в черный ящик, а цифровизация сводится к обмену письмами.

Есть предприятия, которые держат у себя большой склад ЗИП (запасных частей, инструментов и принадлежностей). Это оправдано, когда речь идет о запчастях к редкому оборудованию, но поступать так с типовыми электротехническими или сантехническими материалами — значит замораживать оборотные средства и уводить закупки в тень.

Чтобы рутинные замены низкостоимостного оборудования не ставили под удар технологический процесс, нужно действовать проактивно. И работать с Long Tail («длинный хвост» в конце номенклатуры) по категорийной стратегии. Иначе получится, что многомиллионные агрегаты закупаются по такому же алгоритму, что и обычные лампочки.

Долгосрочный поставщик или ценовая конкуренция?

У промпредприятия есть несколько путей: передать нужные категории в ведение долгосрочного комплексного поставщика, «столкнуть лбами» нескольких категорийных поставщиков или допустить к поставкам всех аккредитованных поставщиков. Какой вариант более работоспособный?

Комплексный поставщик видит цель — максимальное освоение потенциала клиента. Ради этого он поможет промпредприятию изучить парк оборудования, сократить «зоопарк» используемых брендов, подобрать аналоги. Его отраслевая экспертиза уже содержит понимание типовых товарных групп. Консолидируя потребность, предприятие получает принципиально другие условия по цене и качеству сервиса.

Тендеры или корпоративный маркетплейс дают простор для конкуренции. Но ее участники слабо мотивированы: они могут рассчитывать лишь на разовый заказ, и то без гарантии. Анализировать и унифицировать номенклатуру, находить эффективные аналоги, привозить товар «точно в срок» — ради чего? Ведь гарантии какого-то существенного объема продаж нет.

Идем дальше. При соревновании поставщиков есть ценовая конкуренция, а у комплексного поставщика низкие цены сегодня могут измениться уже завтра — скажут опытные закупщики, и будут правы.

Вместе с курсами валют, инфляцией цены действительно меняются, но остаются оптовыми, специальными, даже если берется одна единица продукции. Чтобы ее контролировать, нужно договариваться не о цене, а о ее формуле — размере скидки от публичного прайса производителя или другого индикатива.

Формульное ценообразование делает взаимодействие с долгосрочным поставщиком прозрачным и предсказуемым. Если клиент видит ценовые изменения, он может перейти на бренд-аналог.

Цифровой сервис: что под капотом?

Доверие к ценам комплексного поставщика, его оперативность при выполнении каждого отдельного заказа невозможны без цифрового сервиса, который будет автоматизировать взаимодействие с клиентом: подбор, заказ, его согласование, приходование и контроль платежей. Этот сервис должен быть интегрирован с электронным документооборотом и обеспечивать настройку прав пользователей исходя из их роли — инициатор, согласующий, контролер и т. д.

Требования к каталогу онлайн-сервиса просты: дать информацию по индивидуальным ценам предприятия, техническим параметрам, аналогам, техдокументации, сертификатам. Его история заказов должна позволять отслеживать действия сотрудников и анализировать закупки в различных разрезах. Сотрудникам клиента основные функции должны быть доступны с мобильных устройств.

Тогда каждая отдельная закупка не превратится в челлендж и не будет занимать неадекватное своему денежному выражению количество времени.

Закупщики и технические службы: распределяем нагрузку

Все привыкли, что крупностоимостные закупки проводятся в проектной группе, состоящей из нескольких категорий специалистов: технические эксперты, юристы, закупщики. Непросто найти компромисс между технологом, который хочет купить лучшее — и закупщиком, которому важно сэкономить. Но в случае с крупной закупкой на это, по крайней мере, есть время.

Собирать проектную команду при покупке кабеля или стандартного частотника — абсурд. В итоге при типовом «бумажном» процессе интересы технических специалистов уходят на второй план.

Цифровой сервис позволяет распределить нагрузку и соблюсти баланс интересов. Техническая служба получает доступ к онлайн-каталогу, видит в нем товар, его характеристики и аналоги. Сотрудники прямо в цехе, на месте, могут выбрать и заказать нужную позицию.

Технолог или инженер не берет на себя обязанности службы закупок — основная работа уже проделана заранее. Определены правила игры, по которым теперь можно делать заказ: продуктовый периметр, ценообразование, сроки поставки, настроены сценарии согласования при нетиповых закупках. Подписан централизованный контракт на распределенное снабжение.

Цифровой след «длинного хвоста»

Бизнес-единицы поставщика могут работать с каждой производственной площадкой и даже цехом напрямую, поэтому критичное для работы предприятия оборудование будет доставлено день в день.

Если у технической службы заранее запланированы остановочные ремонты, к их дате можно запустить процедуру поставки «точно в срок».

Если нужно закупить что-то за пределами периметра — согласовать закупку можно, используя стандартный бизнес-процесс предприятия — внутри цифрового сервиса поставщика или собственной КИС.

По этой модели, например, работают холдинги СИБУР, «Евраз», ММК, используя онлайн-сервис для подбора, согласования и заказа продукции. Это интеграция на уровне бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры. Цифровые решения сохраняют процедуры согласования в привычном виде — только делают их быстрее и проще.

Используя модель работы с комплексным поставщиком, технические специалисты на местах могут закрыть свои потребности в широком ценовом спектре — по каждой товарной группе есть несколько рекомендованных производителей. При этом каждый заказ имеет детализированный цифровой след и агрегирует данные для аналитики.

Низкостоимостные закупки, или Long Tail — очевидный ресурс для улучшения работы промпредприятия. Как говорил Бенджамин Франклин, «позаботьтесь о ваших пенни, и тогда ваши доллары позаботятся о себе сами».